Checklist para tu boda: lo que no puede faltar

Una boda se descabalga por detalles sueltos, no por falta de inspiración. Esta lista ordena lo que suele hacer falta tener decidido, escrito o encargado. El álbum de fotos con QR es una casilla entre otras: sirve para las fotos de los invitados, y no sustituye al resto del día.

Antes de cerrar fechas y dinero

• Fecha, o un margen de fechas, y un plan si ese día no se puede.
• Número orientativo de invitados. Sin esa cifra, el espacio y el menú se calculan a ciegas.
• Presupuesto por bloques: espacio, comida, música, foto y vídeo, flores, papelería, ropa, transporte y un resto para imprevistos.
• Quién decide cada bloque. Si sois dos, repartid el seguimiento para no depender de una sola bandeja de entrada.

Pide por escrito qué incluye cada encargo, hasta cuándo puedes cambiar el número de comensales y qué pasa si se aplaza. Guarda contratos y resguardos en una carpeta que los dos podáis abrir. Esta guía no pone precios de proveedores: cada casa y cada ciudad van por su lado.

Invitados, confirmaciones y sitio

La lista de invitados es la pieza que mueve al resto. Anota alergias e intolerancias junto al nombre, no en un chat que se pierde. Las confirmaciones tienen una fecha tope para poder pasar el número al catering. El plano de mesas se hace cuando esa lista ya no se mueve cada día.

En la papelería van la invitación, el horario y cómo llegar. Si hay ceremonia y banquete en sitios distintos, que se lea en una sola mirada. Deja claro si los niños están invitados y si hay transporte o alojamiento que queráis indicar. Un mapa mal copiado genera más llamadas que cualquier otro fallo.

El día, hora por hora

• Horario de ceremonia, fotos, cóctel, cena, discursos y baile, con un margen entre bloques.
• Menú cerrado, incluido un plato para quien no come lo mismo que la mesa.
• Música: qué suena en cada tramo y qué no queréis que suene.
• Quién lleva las alianzas, las lecturas, el ramo y las llaves del coche al final.
• Un contacto del espacio que responda el teléfono esa tarde, y el vuestro de repuesto.
• Un pequeño neceser: costura, analgésico, cargador y una copia del horario.

Ensayad el orden una vez en voz alta. Si un discurso se alarga, el catering y la música necesitan saber qué bloque se recorta. Nombrad a una persona que no sea de la pareja para avisar de los retrasos: el día de la boda no es buen momento para estar mirando el reloj.

Fotos: el encargo y las de los invitados

El fotógrafo o el vídeo, si los contratáis, van en su propio acuerdo: horas, entrega y si cubren la preparación. Aparte, decidid si queréis las fotos que hacen los amigos. Un chat comprime y se mezcla con los mensajes. Una carpeta compartida deja fuera a quien no quiere otra cuenta.

MyEventQR es una forma de reunir esas fotos de invitados con un código QR, sin app y sin cuenta para quien sube. Dónde poner las tarjetas y qué decir está en la guía de fotos de invitados con QR. Crear la prueba lleva un momento: el alta y el QR. Esa prueba no es el álbum de la boda. Si comparáis herramientas, los criterios están en qué mirar al elegir.

Después de la boda

Queda devolver lo alquilado, pagar lo que se liquidaba al final y guardar el álbum del fotógrafo según lo pactado. Si habéis abierto un evento para las fotos de los invitados, el plazo no es eterno: al caducar hay 14 días para descargar y después los archivos se eliminan. Anotad esa fecha el mismo día, no cuando ya haya pasado.

Las gracias pueden ser una nota breve. No hace falta un diseño nuevo si ya tenéis las direcciones de las confirmaciones. Lo que sí conviene no dejar para dentro de un año es bajar una copia de lo que solo vive en un servicio online.